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AI 数字生产力元技能课

办公室模板

办公室模板

Section titled “办公室模板”

办公室用 AI 整理会议、写文档、沉淀 SOP 时用的三张卡。核心原则：纪要要可执行，SOP 要可交接，审核要盯事实。

会议纪要协作卡

Section titled “会议纪要协作卡”

一份可执行的纪要，必须把结论、待办、责任人和截止时间写清楚。让 AI 整理纪要前，把原始记录和这张卡一起交给它：

会议主题：
会议时间：
参会人：
原始记录：聊天记录、录音转写、手写笔记
讨论事项：按主题分块
结论：每条事项定了什么
待办：接下来要做什么
负责人：每件事谁来负责
截止时间：什么时候完成
待确认事项：还没定下来的事

判断纪要好坏的标准只有一条：会后每个人知道自己要做什么。纪要里写”后续各自跟进”等于没说。

SOP 生成协作卡

Section titled “SOP 生成协作卡”

什么任务适合写 SOP：每个月都做、新人经常问、经常出错、涉及多个步骤、需要跨人交接。比如培训通知发布流程：涉及培训信息、报名表、通知文案、群发布、名单统计和截止提醒。

流程名称：
适用场景：什么时候走这个流程
参与角色：谁发起、谁审批、谁执行
输入材料：流程需要哪些信息
当前做法：现在实际怎么做的（口述或截图）
输出结果：完成后得到什么
检查点：每一步怎么确认做对了
常见问题：之前踩过的坑

写 SOP 的要点：

  • 让 AI 从”当前做法”生成初稿，再对照真实流程修正。
  • 每一步写清楚输入、动作、输出，新人照着能走通。
  • 每次执行遇到新坑，补进”常见问题”一节，SOP 才会越用越厚。

办公材料审核清单

Section titled “办公材料审核清单”

发给别人之前，给材料做最后一遍检查（人名、时间、金额、责任人最容易错）：

  • 人名准确：没有写错字、没有张冠李戴。
  • 时间准确：日期、时间点没有错位。
  • 金额准确：数字没有多一位少一位。
  • 责任人准确：谁负责哪件事写对了。
  • 语气合适：通知、催办、道歉的语气分别合适。
  • 敏感信息已处理：手机号、身份证号、薪资、内部信息不出现。
  • 附件和链接正确：引用的附件、链接真能打开。

相关课时

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