办公材料的底线

00-03 办公材料的底线

课程定位

这一课建立办公材料的安全和审核意识。

办公室材料经常包含人名、电话、合同、薪资、客户信息、内部计划和财务数字。AI 可以参与整理和改写，学员要在发送前完成事实、隐私、语气和附件检查。

这一课的成果是一张「办公材料安全检查卡」。

本课目标

• 能识别常见办公敏感信息。
• 能建立发送前固定检查流程。
• 能保留原始材料和修改记录。
• 能检查事实、时间、金额、责任人和附件。
• 能完成办公材料安全检查卡。

录制建议

• 建议时长：20 到 30 分钟。
• 用一份通知或邮件草稿演示。
• 重点讲发送前的最后一遍检查。
• 强调原始版本要保留。
• 收尾让学员建立自己的办公材料安全检查卡。

课前准备

• 一份通知草稿。
• 一封邮件草稿。
• 一份名单表格。
• 办公材料安全检查卡。

讲稿正文

可以这样开场：

“办公材料一旦发出去，就会进入协作现场。收件人会根据这份材料安排时间、行动、资源和判断。所以发送前的检查，是办公室工作里非常重要的一步。”

办公材料底线可以分成四类。

第一，敏感信息。

常见敏感信息包括姓名、手机号、身份证号、住址、薪资、合同金额、客户资料、供应商报价、内部计划。

第二，事实信息。

时间、地点、金额、人数、责任人、链接、附件都要逐项核对。

第三，语气风险。

对领导、同事、客户、供应商的表达要清楚、体面、符合关系。催办、道歉、解释类材料尤其要稳。

第四，版本记录。

重要材料保留原始版本、AI 初稿和最终发送稿。以后追溯时，能看清材料怎么变化。

可以建立一个发送前 6 项检查：

• 对象是否正确。
• 时间是否正确。
• 金额是否正确。
• 责任人是否正确。
• 附件是否正确。
• 敏感信息是否处理。

最后收束：

“AI 能帮我们写快一点，发送前的最后一遍眼睛，要留给人。办公室工作里的安全感，来自这些稳定的检查动作。”

屏幕演示流程

1. 打开一份通知草稿。
2. 标出人名、电话、金额、附件和截止时间。
3. 让 AI 按 6 项检查输出风险点。
4. 人工核对原始材料。
5. 修改语气和敏感信息。
6. 保存原始版本、AI 初稿和最终发送稿。

给 AI 的协作卡

请帮我检查下面这份办公材料的发送风险。

材料类型：
发送对象：
材料内容：
原始事实来源：
需要保密的信息：

请按以下维度检查：
1. 对象
2. 时间
3. 金额
4. 责任人
5. 附件和链接
6. 敏感信息
7. 语气风险
8. 需要人工确认的位置

办公材料安全检查卡

• 材料名称：
• 发送对象：
• 对象检查：
• 时间检查：
• 金额检查：
• 责任人检查：
• 附件链接检查：
• 敏感信息检查：
• 语气检查：
• 版本保存：

课堂练习

让学员拿一份通知或邮件做发送前检查。

要求：

• 标出至少 3 类敏感或关键字段。
• 让 AI 输出风险点。
• 人工核对原始事实。
• 保存最终发送稿。

常见卡点

• 只检查文字顺畅：增加时间、金额、责任人和附件检查。
• 原始材料丢失：保存原始版本。
• 收件对象变化：语气和内容重新核对。
• 群发材料风险高：发送前再次检查隐私字段。

课后作业

完成一张办公材料安全检查卡。

提交内容：

• 一份办公材料。
• AI 风险检查结果。
• 人工修改记录。
• 最终发送稿。

课件页建议

• 第 1 页：办公材料发出去就是协作依据
• 第 2 页：四类底线
• 第 3 页：发送前 6 项检查
• 第 4 页：版本记录
• 第 5 页：办公材料安全检查卡