办公任务怎么交给 AI？

01-02 办公任务怎么交给 AI？

课程定位

这一课讲“把办公现场交代清楚，让 AI 能开始干活”。

办公室任务往往涉及对象、材料、时间、格式、语气和审核标准。学员只要能把这几项交给 AI，AI 就能生成更贴合场景的初稿。重点是先把任务说清，再让 AI 补齐缺口。

这一课的成果是一张「办公任务协作卡」。

本课目标

能把办公任务拆成背景、对象、材料、截止时间、输出格式和语气。
能告诉 AI 哪些内容需要保密。
能让 AI 输出可检查的办公初稿。
能建立人工审核标准。
能完成办公任务协作卡。

录制建议

建议时长：30 到 40 分钟。
用一个通知任务做完整演示。
重点讲“对象、动作、时间、格式、语气”五项。
强调先给真实材料，再要结果。
收尾让学员用自己的任务填协作卡。

课前准备

一个真实办公任务。
原始材料或口述背景。
发送对象。
截止时间。
办公任务协作卡。

讲稿正文

可以这样开场：

“把办公任务交给 AI，就像交给一个新同事。它需要知道事情背景、发给谁、要做什么、什么时候完成、用什么语气。”

先展示一个模糊说法：

帮我写个培训通知。

AI 当然能写，但它会猜：培训什么时候、给谁、在哪里、报名方式是什么、语气要正式还是轻松。猜出来的初稿看起来像通知，真实使用时会漏关键信息。

交代办公任务，可以抓住六项。

第一，背景。

这件事从哪里来，为什么要做。比如“下周要组织部门培训，需要给全员发通知”。

第二，对象。

发给领导、同事、客户、供应商，表达方式会不同。对象决定语气和信息密度。

第三，材料。

原始信息、会议记录、群聊、表格、附件、链接都可以交给 AI。材料越真实，初稿越可用。

第四，截止时间。

办公任务离不开时间节点。AI 需要知道通知里的报名截止、活动时间、反馈时间。

第五，输出格式。

是邮件、通知、清单、表格、纪要、SOP，输出格式要说清。

第六，语气和审核标准。

是正式、温和、简洁、对外、内部提醒，还要检查时间、金额、责任人、附件和敏感信息。

示例：

任务背景：下周三下午部门培训，需要给全员发通知。
发送对象：部门全体同事。
原始材料：时间 14:00-16:00，地点会议室 3，主题是 AI 办公工具入门，报名截止本周五 18:00。
输出格式：飞书群通知。
希望语气：简洁、清楚、友好。
审核标准：时间、地点、报名截止和联系人不能漏。

然后要求 AI 输出初稿和检查清单：

请生成通知初稿，并在后面列出发送前需要人工确认的事项。

这里要讲人工审核：

“办公材料看起来顺，不代表能直接发。时间、地点、金额、名单、附件、链接、称呼、保密信息，都要人工确认。”

最后收束：

“办公任务交代清楚，AI 就能更像一个靠谱助理。你给它现场，它给你初稿；你完成判断，它才能进入真实协作。”

屏幕演示流程

展示一句模糊任务：“帮我写个培训通知。”
让 AI 生成一次，指出缺失信息。
打开办公任务协作卡。
填写背景、对象、材料、截止时间、输出格式和语气。
让 AI 生成通知初稿。
让 AI 标出需要人工确认的事实。
人工核对时间、地点、报名链接和附件。
保存办公任务协作卡。

给 AI 的协作卡

请根据下面信息，帮我完成一个办公任务初稿。

任务背景：
发送对象：
原始材料：
截止时间：
输出格式：
希望语气：
需要保密的信息：
审核标准：

请输出：
1. 初稿
2. 关键信息清单
3. 需要我人工确认的位置
4. 发送前检查清单

办公任务协作卡

任务名称：
背景：
对象：
材料：
截止时间：
输出格式：
语气要求：
保密信息：
审核标准：
最终交付：

课堂练习

让学员用自己的任务填写办公任务协作卡。

要求：

写清发送对象。
写清输出格式。
补充至少一段原始材料。
让 AI 生成初稿。
标出人工确认位置。
写出发送前检查清单。

常见卡点

只说“帮我写个通知”：补背景、对象、时间和动作。
语气不合适：明确正式、温和、简洁或对外。
AI 漏掉附件：把附件和链接单独列出来。
初稿看起来顺：仍然要核对事实和敏感信息。
发送对象混乱：先明确给谁看，再写内容。

课后作业

完成一张办公任务协作卡。

提交内容：

一个真实办公任务。
AI 生成的初稿。
人工确认清单。
最终可用版本。
一条发送前检查结论。

课件页建议

第 1 页：像交给新同事一样交代任务
第 2 页：模糊任务为什么容易漏信息
第 3 页：办公任务六项
第 4 页：培训通知示例
第 5 页：初稿和人工确认
第 6 页：办公任务协作卡