怎么建立办公室 AI 工作文件夹？

05-01 怎么建立办公室 AI 工作文件夹？

课程定位

这一课讲“把 AI 做过的办公成果集中保存，形成自己的办公工作台”。

前面已经生成会议纪要、通知邮件、周报、SOP、表格说明、文件整理方案和活动清单。到了这一课，要建立一个办公室 AI 工作文件夹，让每次生成的材料都有地方放，下次能继续复用。

这一课的成果是一套「办公室 AI 工作文件夹」和一张「办公工作文件夹卡」。

本课目标

• 能建立办公室 AI 工作文件夹结构。
• 能区分原始材料、AI 初稿、最终版本和复盘归档。
• 能统一文件命名。
• 能保存常用协作卡和检查卡。
• 能完成办公工作文件夹卡。

录制建议

• 建议时长：25 到 35 分钟。
• 用本地文件夹或网盘演示。
• 重点展示资料分区和命名规则。
• 强调文件夹服务长期复用。
• 收尾让学员建立自己的第一版工作文件夹。

课前准备

• 前面课程生成的交付物。
• 本地或网盘文件夹。
• 文件整理卡。
• 办公工作文件夹卡。

讲稿正文

可以这样开场：

“AI 生成过的材料，如果只留在聊天窗口里，很快就会找不到。办公室 AI 工作文件夹的作用，是把每次劳动沉淀下来。”

办公室 AI 工作文件夹可以分成六个区。

第一，原始材料。

会议记录、群聊截图、表格、口述文字、通知要求、文件清单。

第二，AI 初稿。

AI 生成的纪要、通知、周报、SOP、表格说明和清单初稿。

第三，最终版本。

人工检查后真正发送、归档或提交的版本。

第四，常用协作卡。

保存办公任务协作卡、会议纪要整理卡、通知邮件写作卡、SOP 生成卡。

第五，安全检查卡。

保存办公材料安全检查卡、发送前检查项、隐私字段清单。

第六，复盘归档。

保存每次任务结束后的复盘：哪里省力、哪里出错、下次怎么改。

命名可以沿用：

日期-项目-材料类型-版本

例如：

2026-06-05-部门培训-会议纪要-最终版.md
2026-06-05-部门培训-报名名单-v2.xlsx

最后收束：

“工作文件夹越清楚，AI 越容易接着上次的材料继续帮你。办公能力会从一次次临时处理，慢慢变成自己的系统。”

屏幕演示流程

1. 新建“办公室 AI 工作文件夹”。
2. 建立原始材料、AI 初稿、最终版本、协作卡、安全检查、复盘归档六个目录。
3. 把前面课程成果放入对应目录。
4. 统一文件命名。
5. 保存常用协作卡。
6. 让 AI 根据文件夹结构给归档建议。
7. 完成办公工作文件夹卡。

给 AI 的协作卡

请帮我设计办公室 AI 工作文件夹。

我的岗位：
高频办公任务：
已有材料：
保存位置：
我常用的文件类型：

请输出：
1. 推荐目录结构
2. 每个目录放什么
3. 文件命名规则
4. 每次任务后的归档流程
5. 常用协作卡保存建议

办公工作文件夹卡

• 保存位置：
• 原始材料区：
• AI 初稿区：
• 最终版本区：
• 协作卡区：
• 安全检查区：
• 复盘归档区：
• 文件命名规则：
• 每次归档动作：

课堂练习

让学员建立自己的办公室 AI 工作文件夹。

要求：

• 至少建立 6 个目录。
• 放入至少 3 个课程交付物。
• 统一 3 个文件名。
• 保存至少 2 张协作卡。
• 写下每次任务后的归档动作。

常见卡点

• 文件夹太复杂：先用六个基础目录。
• 文件名混乱：加入日期、项目、材料类型和版本。
• 只保存最终稿：原始材料和 AI 初稿也要保存。
• 协作卡散落：单独建立协作卡目录。

课后作业

完成办公室 AI 工作文件夹。

提交内容：

• 文件夹结构。
• 3 个已归档文件。
• 文件命名规则。
• 办公工作文件夹卡。

课件页建议

• 第 1 页：让 AI 成果有地方沉淀
• 第 2 页：工作文件夹六个区
• 第 3 页：命名规则
• 第 4 页：每次任务后的归档
• 第 5 页：办公工作文件夹卡