怎么生成 SOP 初稿？

03-03 怎么生成 SOP 初稿？

课程定位

这一课讲“把重复办公任务写成可交接的步骤”。

办公室里很多任务会反复出现：会议室预订、培训通知、资料收集、报销流程、活动报名、文件归档。AI 可以根据一次真实操作记录生成 SOP 初稿，学员负责补充规则、检查点和异常处理。

这一课的成果是一份「SOP 初稿」和一张「SOP 生成卡」。

本课目标

能选择适合沉淀成 SOP 的重复任务。
能让 AI 根据操作记录生成步骤。
能写清适用场景、输入材料、操作步骤、检查点和输出结果。
能补充常见问题和责任人。
能完成 SOP 生成卡。

录制建议

建议时长：30 到 40 分钟。
用“培训通知发布流程”演示。
重点展示从口述流程到 SOP 初稿。
强调 SOP 要能让新人照着做。
收尾让学员保存一份流程初稿。

课前准备

一个重复办公任务。
一段操作过程描述。
相关表格、通知或文件。
SOP 生成卡。

讲稿正文

可以这样开场：

“SOP 的价值，是让一件重复任务下次更稳、更快、更容易交接。办公室里很多经验，写下来以后就会变成组织资产。”

先讲什么任务适合写 SOP：

每个月都做。
新人经常问。
经常出错。
涉及多个步骤。
需要跨人交接。

比如培训通知发布流程，就很适合写 SOP。因为它涉及培训信息、报名表、通知文案、群发布、名单统计和截止提醒。

一份 SOP 初稿可以包含六块。

第一，适用场景。

这套流程用于什么任务。比如“部门培训通知发布和报名收集”。

第二，输入材料。

开始前需要哪些信息、表格、附件、审批结果和联系人。没有输入材料，执行人会不知道从哪里开始。

第三，操作步骤。

按照真实顺序写，尽量一步一个动作。比如“确认培训时间”是一项，“生成通知文案”是另一项。

第四，检查点。

每个关键步骤后要检查什么，比如时间、附件、名单、链接、通知对象。

第五，常见问题。

比如报名链接失效、名单字段缺失、通知对象漏选。

第六，输出结果。

最终要交付什么，比如通知已发布、报名表已收集、名单已归档。

让 AI 生成 SOP 时，可以先口述一遍流程，不追求完美。AI 先整理成初稿，人再补充实际规则。

示例：

我口述一下培训通知发布流程。
先确认培训主题、时间、地点和讲师，再创建报名表，然后写通知，发到部门群，周五前统计报名名单，最后把名单发给讲师。
请帮我整理成 SOP 初稿。

拿到初稿后，让 AI 补检查点：

请为每个容易出错的步骤补一个检查点，比如时间、地点、链接、对象、附件、名单字段。

最后收束：

“SOP 让经验从一个人的脑子里走出来，变成团队可以共同使用的地面。”

屏幕演示流程

口述一个重复办公任务流程。
让 AI 提炼适用场景、输入材料和操作步骤。
要求 AI 补充检查点和常见问题。
人工补充公司规则和责任人。
删除不符合实际流程的步骤。
用新人视角检查 SOP 是否能照做。
保存 SOP 初稿和 SOP 生成卡。

给 AI 的协作卡

请根据下面的操作描述，帮我生成 SOP 初稿。

任务名称：
适用场景：
操作描述：
涉及角色：
输入材料：
最终交付物：

请输出：
1. 适用场景
2. 输入材料
3. 操作步骤
4. 每一步检查点
5. 常见问题
6. 输出结果
7. 需要人工补充的规则

SOP 生成卡

SOP 名称：
适用场景：
涉及角色：
输入材料：
操作步骤：
检查点：
常见问题：
输出结果：
人工补充：

课堂练习

让学员选择一个重复办公任务生成 SOP 初稿。

要求：

写清适用场景。
口述或列出真实流程。
生成至少 5 个步骤。
每个关键步骤写检查点。
写出最终交付物。
用新人视角检查一次。

常见卡点

流程写得太抽象：改成一步一个动作。
缺少输入材料：补表格、名单、附件、审批和联系人。
检查点缺失：每个容易出错的地方都加检查。
常见问题太少：回忆过去出过的错。
SOP 太长：先保留关键步骤和检查点。

课后作业

完成一份 SOP 初稿。

提交内容：

重复办公任务。
AI 生成的 SOP 初稿。
人工补充后的版本。
SOP 生成卡。
一条新人执行时最容易踩的坑。

课件页建议

第 1 页：把重复任务写成可交接步骤
第 2 页：哪些任务适合写 SOP
第 3 页：SOP 六块内容
第 4 页：培训通知流程示例
第 5 页：步骤和检查点
第 6 页：SOP 生成卡