怎么做活动和项目清单？

04-04 怎么做活动和项目清单？

课程定位

这一课讲“把一个活动或项目拆成能执行、能追踪的清单”。

办公室经常要协调培训、会议、团建、招聘、物料、上线、发布等活动。AI 可以帮助学员把目标、时间线、负责人、物料、风险和跟进动作整理成清单。学员负责确认资源、责任人和真实进度。

这一课的成果是一份「活动项目清单」和一张「活动项目清单卡」。

本课目标

能让 AI 把活动或项目拆成任务清单。
能设计时间线、负责人、交付物和检查点。
能列出物料、附件、场地、人员和风险。
能生成跟进提醒和状态表。
能完成活动项目清单卡。

录制建议

建议时长：25 到 35 分钟。
用一次部门培训活动演示。
重点展示从目标到清单。
强调负责人和截止时间。
收尾让学员生成一个可跟进项目清单。

课前准备

一个活动或项目背景。
已知时间、人员和资源。
相关附件或表格。
活动项目清单卡。

讲稿正文

可以这样开场：

“活动和项目最怕只停留在一句话：下周办个培训。真正能落地的，是一张清楚的清单：谁做什么，什么时候交，交什么。”

活动项目清单可以分成七块。

第一，目标。

这次活动要达成什么。比如“完成新员工入职培训报名和现场组织”。

第二，时间线。

从筹备、通知、报名、物料、现场、复盘按时间排开。

第三，任务清单。

每一项任务都写负责人、截止时间和交付物。

第四，物料清单。

场地、设备、海报、签到表、讲义、链接、二维码。

第五，沟通清单。

需要通知谁、确认谁、提醒谁、同步谁。

第六，风险清单。

讲师变动、报名不足、场地冲突、设备问题、信息缺失。

第七，跟进状态。

用未开始、进行中、待确认、已完成来追踪。

演示时，让 AI 根据“部门培训”生成完整清单，再把它整理成表格：

任务 | 负责人 | 截止时间 | 交付物 | 状态 | 风险

最后收束：

“活动清单的价值，是让协作从口头安排变成可追踪的地面。清单清楚，项目就有了秩序。”

屏幕演示流程

输入部门培训活动背景。
让 AI 拆目标、时间线和任务清单。
要求每项任务写负责人、截止时间、交付物和状态。
让 AI 补物料清单、沟通清单和风险清单。
人工确认资源和责任人。
生成跟进提醒话术。
保存活动项目清单卡。

给 AI 的协作卡

请帮我把下面的活动或项目拆成执行清单。

活动或项目名称：
目标：
时间范围：
参与人员：
已知资源：
关键限制：

请输出：
1. 时间线
2. 任务清单
3. 每项任务的负责人、截止时间和交付物
4. 物料清单
5. 沟通清单
6. 风险清单
7. 跟进提醒话术

活动项目清单卡

项目名称：
目标：
时间线：
任务清单：
负责人：
截止时间：
交付物：
物料清单：
风险清单：
跟进话术：

课堂练习

让学员生成一个活动或项目清单。

要求：

写清活动目标。
拆出至少 8 个任务。
每个任务有负责人和截止时间。
列出物料清单。
列出至少 3 个风险。

常见卡点

只列任务没有责任人：每项任务补负责人。
时间线太粗：按筹备、发布、执行、复盘拆。
物料遗漏：单独列设备、表格、附件、链接和现场物品。
风险清单缺失：提前列待确认和可能延误事项。

课后作业

完成一份活动项目清单。

提交内容：

活动或项目背景。
AI 生成的清单。
人工确认后的版本。
活动项目清单卡。

课件页建议

第 1 页：把口头安排变成可追踪清单
第 2 页：活动项目七块内容
第 3 页：任务表格
第 4 页：物料、沟通、风险
第 5 页：活动项目清单卡