怎么把口述变成正式文档？

03-04 怎么把口述变成正式文档？

这一课讲“先把脑子里的事说出来，再让 AI 整理成文档”。

办公室很多临时任务背景复杂，学员一开始很难直接写成正式文档。口述可以降低输入压力：先把事情经过、关键事实、担心点和想要结果说出来，AI 再整理成通知、说明、报告、邮件或清单。

这一课的成果是一份「口述转正式文档样张」和一张「口述转文档卡」。

可以这样开场：

“很多人写文档卡住，是因为一开始就想写得正式。其实可以先像跟同事讲事情一样，把背景、过程、问题和结果说出来。”

先给学员一个允许：

“口述可以乱。你可以说到一半补一句，可以先讲结果再讲原因，可以有口头禅。AI 的工作就是把这些乱材料整理成线索。”

口述转文档可以按四步走。

第一，先口述。

把事情经过说完整。可以有重复、停顿、补充，AI 会帮你整理。重点是把真实现场说出来。

第二，提炼事实线。

让 AI 把人物、时间、地点、事项、结果、风险提出来。事实线先出来，正式文档才不会飘。

第三，选择文档类型。

同一段口述可以变成通知、邮件、问题说明、项目汇报、会议纪要。文档类型决定结构。

第四，人工确认。

正式文档里最重要的是事实和语气。时间、人物、金额、结果都要核对。

演示时，可以口述一段活动延期说明：

我们原来定周五培训，但讲师临时出差，可能要改到下周三。报名的人已经有 38 个，通知还没发。领导希望今天下午先给大家说明一下，不要让大家白跑。

先让 AI 提炼事实：

请先不要写正式通知。
请从我的口述里提炼人物、时间、事项、结果、风险和待确认信息。

再让 AI 生成正式通知：

请把这段口述整理成内部通知。
语气清楚、负责、不要夸张。
请标出需要我人工确认的时间和安排。

最后收束：

“口述让输入变轻，AI 让结构变清楚。你先把真实现场说出来，正式文档就有了材料。”

请把我的口述材料整理成正式文档。

口述内容：
文档类型：
阅读对象：
希望语气：
必须保留的事实：

请先输出：
1. 人物
2. 时间
3. 事项
4. 结果
5. 风险和待确认

再生成正式文档，并标出需要我人工确认的位置。

让学员用口述方式生成一份正式文档。

要求：

完成一份口述转正式文档样张。

提交内容：