怎么改写文档？

03-02 怎么改写文档？

课程定位

这一课讲“把已有文档改得更清楚、更适合对象”。

办公室里很多文档已经有内容，只是表达太散、太长、太口语、太内部化。AI 可以帮助学员改清楚、改简洁、改正式、改成对外版本或领导汇报版。学员负责保留事实和业务含义。

这一课的成果是一份「文档改写样张」和一张「文档改写卡」。

本课目标

• 能让 AI 按指定目标改写文档。
• 能区分改清楚、改简洁、改正式、改对外、改汇报版。
• 能要求 AI 标出改动点。
• 能核对事实、金额、时间和业务含义。
• 能完成文档改写卡。

录制建议

• 建议时长：30 到 40 分钟。
• 用一段口语化办公说明演示。
• 重点展示同一段文字改成不同对象版本。
• 强调改写后仍要核对事实。
• 收尾让学员保存一个改写前后对照。

课前准备

• 一段需要改写的文档。
• 文档对象。
• 改写目标。
• 原始事实来源。
• 文档改写卡。

讲稿正文

可以这样开场：

“文档改写的核心，是让同一件事在不同对象面前变得清楚。写给内部同事、写给领导、写给客户，重点和语气都会变化。”

先展示原文：

这个活动目前差不多准备好了，报名那边还有几个人没填完整，物料应该明天能到，场地也基本没问题，到时候大家看一下。

这段话适合口头沟通，但放进正式材料里会显得模糊。AI 可以帮我们把它改清楚。

常见改写目标有五类。

第一，改清楚。

把长句拆短，把逻辑顺序理清，把含糊表达改成明确动作。比如“差不多准备好了”要改成“已完成哪些，待确认哪些”。

第二，改简洁。

删掉重复、客套、跑题和背景过长的部分。

第三，改正式。

把口语表达改成适合通知、邮件、公告或报告的表达。

第四，改成对外版本。

去掉内部口径，补充必要背景，语气更稳。

第五，改成领导汇报版。

突出结论、进展、风险和需要支持的事项。

让 AI 改写时，要告诉它三件事：

• 文档对象。
• 改写目标。
• 必须保留的事实。

示例：

请把下面这段话改成领导汇报版。
阅读对象是部门负责人。
必须保留的事实：报名信息仍有 5 人缺失，物料预计明天到，场地已确认。
请输出改写版本和改动说明。

改写后，要让 AI 输出“改动说明”，比如删了什么、补了什么、语气怎么变化。这样人工检查更快。

人工检查重点：

• 时间有没有变。
• 数字有没有变。
• 责任人有没有变。
• 原意有没有被美化或夸大。
• 对外版本有没有暴露内部口径。

最后收束：

“改写文档的目标，是帮读者更快理解事情。读者越清楚，协作成本越低。”

屏幕演示流程

1. 打开一段口语化文档。
2. 说明阅读对象和改写目标。
3. 让 AI 生成清楚版、简洁版、正式版。
4. 让 AI 生成领导汇报版。
5. 让 AI 输出改动说明。
6. 人工核对事实、金额、时间和业务含义。
7. 选择最终版本。
8. 保存文档改写卡。

给 AI 的协作卡

请帮我改写下面这段文档。

原文：
阅读对象：
改写目标：改清楚 / 改简洁 / 改正式 / 对外版本 / 领导汇报版
必须保留的事实：
希望语气：

请输出：
1. 改写版本
2. 改动说明
3. 被删掉或合并的内容
4. 需要我人工确认的事实

文档改写卡

• 原文用途：
• 阅读对象：
• 改写目标：
• 必须保留事实：
• AI 改写版本：
• 改动说明：
• 人工核对：
• 最终版本：

课堂练习

让学员改写一段自己的办公文档。

要求：

• 明确阅读对象。
• 生成至少 2 个版本。
• 让 AI 给改动说明。
• 人工核对关键事实。
• 保存改写前后对照。

常见卡点

• 改写后意思变了：明确必须保留的事实。
• 版本差异小：指定改写目标和阅读对象。
• 语气太官方：要求更自然、清楚、适合内部沟通。
• 对外材料风险高：增加敏感信息和内部口径检查。
• AI 美化过头：要求它保留真实状态和未完成事项。

课后作业

完成一份文档改写样张。

提交内容：

• 原文。
• AI 改写版本。
• 改动说明。
• 人工核对后的最终版本。
• 改写前后对照。

课件页建议

• 第 1 页：同一件事，对不同对象说清楚
• 第 2 页：口语化原文的问题
• 第 3 页：五类改写目标
• 第 4 页：改写前后对照
• 第 5 页：改动说明和事实核对
• 第 6 页：文档改写卡