怎么写通知和邮件？

02-03 怎么写通知和邮件？

课程定位

这一课讲“把正式沟通写清楚，让对方知道要做什么”。

通知和邮件的关键，是对象明确、目的明确、动作明确、时间明确、附件明确。AI 可以帮助学员生成初稿和不同语气版本，学员负责核对事实、调整语气和完成发送前检查。

这一课的成果是一份「通知或邮件样张」和一张「通知邮件写作卡」。

本课目标

能让 AI 根据办公任务生成通知或邮件初稿。
能写清发送对象、目的、行动要求和截止时间。
能检查附件、链接和敏感信息。
能根据对象调整正式程度。
能完成通知邮件写作卡。

录制建议

建议时长：30 到 40 分钟。
用培训通知或活动邮件演示。
重点展示信息补齐和发送前检查。
同时给内部通知和对外邮件两个版本。
收尾让学员保存一份可发送样张。

课前准备

一个通知或邮件任务。
原始信息。
发送对象。
附件或链接。
通知邮件写作卡。

讲稿正文

可以这样开场：

“通知和邮件写得好，对方一眼就知道：这件事跟我有什么关系，我需要做什么，什么时候完成。”

先展示一个不够清楚的通知：

大家下周参加培训，收到请回复。

这句话缺少主题、时间、地点、对象、报名方式和截止时间。对方看完还要追问，办公室同事就会继续被消息淹没。

写通知和邮件，可以抓六个要素。

第一，标题。

标题要说清事项。比如“关于下周五部门培训报名的通知”。标题清楚，对方打开前就知道事情是什么。

第二，对象。

写给全体员工、项目组、客户、供应商，语气和信息详略都会不同。

第三，目的。

说明为什么发这条通知或邮件。目的可以很短，但要让对方知道背景。

第四，行动要求。

写清对方需要报名、反馈、确认、提交、参加还是转发。行动要求最好单独列出来。

第五，时间和地点。

活动时间、报名截止、反馈截止、会议地点都要醒目。时间是通知里最容易出错的部分。

第六，附件和联系方式。

表格链接、附件文件、联系人、联系方式放在末尾。不要让对方翻来翻去找链接。

演示时，把培训信息交给 AI，让它生成内部通知。再让 AI 改成对外邮件版本。学员对比两版差异：称呼、语气、细节、结尾。

可以这样要求 AI：

请先生成内部群通知版本，再生成对外邮件版本。
请说明两版在称呼、语气、信息详略上的差异。

发送前检查四项：

时间地点。
链接附件。
对象称呼。
敏感信息。

最后收束：

“一份好通知，会减少反复追问。一封好邮件，会让协作从第一句话开始变顺。”

屏幕演示流程

打开培训通知原始信息。
展示一条信息缺失的坏通知。
填写对象、目的、行动要求、时间地点、附件。
让 AI 生成内部通知。
让 AI 生成对外邮件版本。
对比两版称呼、语气和细节。
人工检查事实、附件、称呼和语气。
保存通知邮件写作卡。

给 AI 的协作卡

请帮我写一份通知或邮件。

材料类型：通知 / 邮件
发送对象：
发送目的：
对方需要做的事：
时间和地点：
截止时间：
附件或链接：
希望语气：
需要注意的敏感信息：

请输出：
1. 标题
2. 正文
3. 行动要求
4. 附件和联系方式
5. 发送前检查清单

通知邮件写作卡

材料类型：
发送对象：
标题：
目的：
行动要求：
时间地点：
附件链接：
联系人：
语气：
发送前检查：

课堂练习

让学员生成一份通知或邮件。

要求：

写清发送对象。
写清对方要做的动作。
写清截止时间。
加入附件或联系方式。
完成发送前检查。
生成内部版和对外版各一份。

常见卡点

正文很长但动作不清：把行动要求单独列出来。
标题太泛：标题里写具体事项。
附件漏写：正文末尾统一列附件和链接。
对象变化：重新调整称呼和语气。
时间写错：发送前单独核对时间和截止日期。

课后作业

完成一份通知或邮件样张。

提交内容：

原始信息。
AI 生成的初稿。
人工修改后的最终版本。
通知邮件写作卡。
发送前检查清单。

课件页建议

第 1 页：让对方知道要做什么
第 2 页：坏通知缺了什么
第 3 页：通知邮件六要素
第 4 页：内部通知和对外邮件
第 5 页：发送前四项检查
第 6 页：通知邮件写作卡