怎么准备周会？

02-03 怎么准备周会？

课程定位

这一课讲“让周会围绕事实、问题、决策和行动展开”。

周会很容易变成轮流汇报。AI 可以帮管理者整理本周进展、关键问题、风险、需要决策事项、下周行动和会后待办。管理者负责把会议焦点放到真正需要讨论和推进的地方。

这一课的成果是一份「周会准备材料」和一张「周会准备卡」。

本课目标

能让 AI 根据项目进展生成周会材料。
能区分进展、问题、风险、决策和行动。
能准备周会提问和讨论顺序。
能生成会后待办清单。
能完成周会准备卡。

录制建议

建议时长：25 到 35 分钟。
用一个项目周会演示。
重点展示会前准备比会中临场更重要。
强调周会要产生行动。
收尾让学员完成一份周会材料。

课前准备

项目计划卡。
本周任务状态。
阻塞点和风险。
周会准备卡。

讲稿正文

可以这样开场：

“一场有效周会，应该让团队看清三件事：本周推进了什么，卡在哪里，下周谁做什么。”

很多周会之所以让人累，是因为它把“信息同步”和“问题解决”混在一起。每个人轮流讲一遍，听起来很完整，开完以后没有新的决定，也没有新的行动。管理者要先把材料整理好，让会议时间用在真正需要多人参与的地方。

这一课要给学员建立一个判断：周会的主角不是发言顺序，周会的主角是“推进”。凡是能提前阅读的内容，尽量会前交给 AI 整理；凡是需要判断、协调、拍板、取舍的内容，才放到会上讨论。

周会准备材料可以分成六块。

第一，本周进展。

列出项目实际完成了什么，尽量用事实和状态。比如“完成了活动页面初稿”“名单确认 80%”“客户反馈已经收集完”。不要只写“正常推进”“基本完成”，因为这种说法没有办法帮助团队判断下一步。

第二，关键问题。

把需要讨论的问题单独列出来。这里要区分“我自己能处理的问题”和“需要会议处理的问题”。如果只是某个人补一个文件，放进待办就行；如果涉及跨部门协调、资源取舍、优先级变化，就适合放进周会。

第三，风险。

哪些风险正在靠近，哪些需要提前处理。风险和问题的区别是：问题已经发生，风险还在路上。比如“设计稿今天没出来”是问题，“客户确认一直拖延，可能影响上线”是风险。

第四，需要决策的事项。

需要负责人或上级拍板的内容，要提前列出来。管理者可以让 AI 把所有讨论点改写成选择题，比如“方案 A 成本低但体验一般，方案 B 成本高但上线效果更好，请确认选哪一个”。这样会上不会陷入无尽讨论。

第五，下周行动。

每个行动都要有负责人和截止时间。行动不能只写“继续推进”，要写成“张三在周三前补齐客户名单，李四在周五前完成页面修改”。负责人、截止时间、交付物三件事要放在同一行。

第六，会后待办。

会议结束后形成待办表，方便追踪。

让 AI 准备周会时，可以把项目计划和本周更新交给它，让它输出：

进展 | 问题 | 风险 | 需要决策 | 下周行动 | 负责人

录制时可以演示一个小技巧：先让 AI 整理“完整周会材料”，再让 AI 压缩成“会上只讨论的 5 个点”。这一步很重要，因为 AI 经常会把材料整理得很全，管理者还要继续做删减。会前材料可以完整，会中议程必须克制。

还可以让 AI 帮你设计提问顺序。比如先问“有没有事实需要更正”，再问“哪个问题最影响下周目标”，最后问“今天必须做出哪个决定”。这个顺序会让会议从事实进入判断，再进入行动。

提醒学员，周会准备不是为了让管理者显得很专业，它是为了保护团队注意力。大家一周只有有限的时间聚在一起，不应该浪费在重复读材料上。AI 帮你把杂乱信息压成会议骨架，人再用判断力把骨架变成行动。

最后收束：

“周会的价值，是让团队对齐事实和行动。会开完以后，每个人都知道下一步怎么走。”

屏幕演示流程

打开项目计划卡。
粘贴本周任务更新。
让 AI 整理本周进展、问题、风险和决策事项。
追问 AI：“哪些内容适合会前阅读，哪些内容必须会上讨论？”
让 AI 把讨论点改写成选择题或决策题。
让 AI 生成周会议程和提问顺序。
让 AI 生成会后待办表。
管理者删减不需要讨论的内容。
保存周会准备卡。

给 AI 的协作卡

请帮我准备这次项目周会材料。

项目目标：
项目计划：
本周任务状态：
阻塞点：
风险：
需要决策的事项：

请输出：
1. 本周进展
2. 关键问题
3. 风险
4. 需要决策的事项
5. 周会议程
6. 下周行动
7. 会后待办表

周会准备卡

项目名称：
本周进展：
关键问题：
风险：
需要决策：
会议议程：
下周行动：
会后待办：

课堂练习

让学员准备一次周会材料。

要求：

写出本周进展。
列出至少 2 个关键问题。
列出至少 1 个风险。
列出需要决策的事项。
生成会后待办表。

常见卡点

周会材料太散：按进展、问题、风险、决策、行动整理。
会议没有决策：提前标出需要拍板事项。
行动缺负责人：会后待办必须有负责人。
只同步信息：把讨论点放到真正卡住的地方。

课后作业

完成一份周会准备材料。

提交内容：

项目计划或进展材料。
AI 生成的周会材料。
管理者调整后的周会准备卡。

课件页建议

第 1 页：周会要产生行动
第 2 页：周会材料六块
第 3 页：进展、问题、风险
第 4 页：决策和待办
第 5 页：周会准备卡